Людмила Богуш-Данд: Эффективное управление временем

“Единственная причина для существования времени — чтобы все не случилось одновременно”. 

Альберт Эйнштейн

Вам знакомо чувство этой вечной спешки? 24 часа недостаточно для удовлетворения всех своих желаний, для достижения всех своих целей, для встречи со всеми своими друзьями, для прочтения книг… А самое главное – как найти тот самый заветный баланс между работой и семьей? Стоп! А что, если просто научиться правильно управлять своим временем и полноценно осуществлять все задуманное?

Людмила Богуш-Данд, учредитель бизнес-студии BogushTime (Украина) и компании BogushTech (США), эксперт в области управления временем и изменениями, провела мастер-класс и рассказала участницам во время Женского клуба Европейской Бизнес Ассоциации, как управлять, распределять и контролировать свое время, как достигать своих целей и быть успешной на работе, не забывая о личной жизни.

Достаточным будет соблюдение следующих принципов:

Принцип №1

Визуализация задач позволяет брать их под контроль и управлять распределением времени. Поэтому составляйте списки задач каждый день.

 Принцип №2

Тайм-калькуляция дает возможность эффективно использовать весь имеющийся в распоряжении ресурс времени.  Подсчитывайте сумму времени, необходимую для выполнения выбранных задач, не выходя за пределы возможных 24 часов в сутки, не забывая о необходимых восьми часах на сон.

Принцип №3

Время используется эффективно только тогда, когда выполняемые задачи ассоциированы с поставленными целями. Ставя себе задачу, спрашивайте – зачем, для какой цели?

Принцип №4

Управлять временем означает использовать каждый момент настоящей ситуации для создания необходимых изменений. Когда у вас есть долгосрочный план, то выбор делать легко.

Принцип №5

Эффективное управление временем начинается с создания вдохновляющих целей на максимально большой срок для различных сфер вашей жизни. Вам нужно много целей! И обязательно в гармонии со всеми важными жизненными направлениями.

Принцип №6

Эффективное управление временем предполагает “разворачивание” ваших целей в систему задач от будущего к настоящему. Планируйте из будущего – тогда у вас всегда будет мотивация.

Принцип №7

Приоритет ежедневных задач определяется их ценностью для достижения цели. Если задача не привязана ни к какой цели – возможно, это просто не нужно делать?

Принцип №8

Регулярно оценивайте свое продвижение к целям, корректируйте планы, если они не работают, подсчитывайте полученные результаты и вдохновляйтесь вашими целями!

- Читайте также: Как все успевать неорганизованному человеку

Людмила Богуш-Данд отдельное внимание уделяет также тайм-менеджменту для руководителей.

По результату опросов, по мнению руководителей, самым большим поглотителем времени являются подчиненные, так как они не выполняют работу вовремя. При этом подчиненные утверждают, что именно руководители забирают у них большую часть времени, потому что отвлекают от работы и вмешиваются в процессе.

Зачем нужен руководитель? Работать, решать, контролировать, вдохновлять, координировать, защищать, обеспечивать, исправлять, отчитываться, поощрять.

Если бы люди сами выполняли работу, на которую их берут, руководители были бы не нужны!

Статистика гласит, что у руководителя в прямом подчинение может быть не больше пяти подчиненных (и желательно не меньше). Это физиологическая характеристика. Шестая единица – сам руководитель, седьмая — форс-мажор.

Задача руководителя управлять таким образом, чтоб его подчинённые работали самостоятельно и охотно.

Внимание! Вы в опасности:

— Если работа с подчиненными не является рабочей задачей (важно помнить, что это твоя работа и ты ее планируешь, как все остальное);

— Если работа с подчиненными не планируется;

— Если работа с подчиненными не является регулярной по расписанию;

— Если работа с подчиненными не заключается в координации и действий;

— Если работа с подчиненными носит характер «коршун» (тот тип руководителя, который вечно ищет жертву), «чайка» (создает замешательство, например, прибегает с вопросами «что ты делаешь?») или «кукушка» (подбрасывает задачу).

Чтобы структурировать свою работу правильным образом, нужно планировать минимум на месяц, а руководителю нужно смотреть дальше – как минимум, на год вперед.

Очень важно еще помнить, что пятая часть времени руководителя должна быть занята стратегическими задачами. Если вы хотите от людей ответственности, покажите им дорогу, покажите им, куда идти.

Советуем воспользоваться технологией BogushTime:

1. Постулат — создание идеи.

2. План – как эта идея будет воплощаться.

3. Производство – создать список задач.

4. Продукт – оценивание полученного результата.

И следовать рекомендациям:

— Ежедневно оценивать  уровень выполняемых вами задач;

— Ежедневно анализируйте обращения подчиненных;

— Устраняйте «птичий базар»;

— Устраняйте «наездничество»;

— Держитесь цели.

Попробуйте, практикуйте, владейте своим собственным временем и, скорее всего, уже вскоре вам не придется делать выбор между работой и семьей, так как у вас на все будет хватать время.

- Читайте также: Семь вещей, которые лидеры не должны делегировать