Как все успеть?

Инструменты высокоэффективных людей плюс личный опыт

В 23 года я возглавила туристическую компанию, специализирующуюся на роскошных путешествиях.

В 24 стала кандидатом наук государственного управления, сейчас совладелец и управляющий партнер в нескольких компаниях (туроператор «Забугор.com», Клуб роскошных путешествий, национальная транспортно-туристическая компания «Рейсбюро», «Авиаконсьерж»), ведущий тренер в уникальном тренинговом центре, который обучает продажам дорогих и сложных услуг, консультант по управлению Школы владельцев бизнеса, руководитель общественной организации «Открой Украину» и вместе с супругом — успешным адвокатом — воспитываю замечательных дочек.

У меня, наверное, всегда так было — множество проектов происходит одновременно.

Яркий пример — это мой последний курс в магистратуре КНЕУ.

День приблизительно выглядел так:

— первая половина дня на практике в госучреждении: между обычными для практиканта заданиями «принеси, подай, отксерь» нужно было еще успеть собрать материалы для дипломной магистерской работы и успеть набрать пару страниц;

— после обеда — в другом конце города — я читала пары по экономике студентам другого ВУЗа;

— в 10 вечера бежала в общежитие, переодевалась и с друзьями шла клеить агитплакаты в Соломенском районе города — как раз проходили очередные выборы. Клеили до 6 утра, час на отмывку от клея, час поспать, и вновь по кругу.

Я тогда была уверена, что в Киеве все так живут. Потом еще долго удивлялась, когда проводила собеседования, будучи уже директором компании, когда приходили претенденты в 22 года, не имея за спиной даже месяца опыта работы. Хоть какой-то работы. На мой удивленный вопрос, ответ был примерно такой — все время посвящали учебе. У меня даже мысль появлялась периодически, что это я к учебе несерьезно относилась. Но красный диплом и рекомендация в аспирантуру ободряли меня — да нет, все нормально.

Уже гораздо позже, обучаясь у разных тренеров, читая умные книги по личной эффективности, я поняла, что неосознанно использовала те самые «инструменты высокоэффективных людей». Хочу поделиться ими и с вами.

Делайте работу сразу. Есть такое понятие — двойная работа. Хотя у большинства она в итоге становится и «пятикратной». Как это? Например, вам пришло письмо на почту, вы его открыли, почти прочитали, практически обдумали, уже придумали, что на это письмо ответить, и переходите к следующему — с мыслью «отвечу потом». Что происходит далее — «потом» вы опять открываете это письмо, заново его читаете, вспоминаете, что вы хотели ответить и в лучшем случае отвечаете, в худшем — решаете отложить еще раз. Вот так одна и та же работа вместо 20 минут заняла у вас 2 раза по 20 минут. Любую работу, которая пришла к вам и вы уже наполовину сделали, доделайте прямо сейчас — сэкономьте силы и время.

Доводите дела до конца. Я это называю «завершать циклы». Очень много сил и внимания у нас забирают незавершенные циклы. Например, сдать отчет — это цикл, позвонить маме — это тоже цикл, отдать туфли в ремонт, подготовить презентацию… Наш разум периодически прокручивает эти «файлы» в голове, чтобы ничего не забыть. И вместо того чтобы направлять нашу энергию на творчество, мы ее направляем на удержание в голове этих «незавершенок». В этом случае есть два пути: или завершить цикл — дописать этот злосчастный отчет, или «заархивировать» его, выписав на бумагу. Я это называю СПА для разума. Примерно раз в 5-6 дней (начинала с одного раза в 2-3 месяца) в потоке сознания, то есть как приходит на ум, выписываю все циклы. Не выставляя приоритеты, не оценивая степень важности — просто все, что всплывает в голове. Из моих наблюдений, так как я не только сама это делаю регулярно, но и практикую этот инструмент со своими студентами на тренингах, в среднем выписывают 50-60 незавершенных циклов сразу, залпом. Потом уже притягивают за уши. Обычно, если не поленился и выписал максимально все циклы, наступает ощущение легкости и радости. Потом в этом приподнятом настроении уже стоит оценить список на предмет приоритетов, необходимости и т.д., то есть строить планы.

Хорошо бы определиться с целью в жизни. У каждого из нас есть свои способности, таланты. У некоторых явные и различимые, например, талант рисовать или шить. А некоторым нужно его еще обнаружить. Для чего? Наши таланты, способности, черты характера, особенности личности — это наши инструменты для реализации жизненной цели. Посмотрев на инструменты, мы точно можем обычно сказать, для чего они человеку даны. Например, талант вдохновлять других людей или заставлять дела идти правильно, или делать просто случайных людей одной сильной командой. Да сколько их таких «нестандартных» талантов. Определившись со своим личным замыслом, то есть тем, что движет лично вас, почему вы поступаете так, а не иначе, хорошо бы прояснить свою цель на ближайшие лет 20, 30… Наличие понятной и вдохновляющей цели заставляет вас быть более эффективными, экономить время, быстрее двигаться и все успевать. Это один из тех инструментов, о которых знают все, но применяют единицы. А ведь настоящее знание — это просто уверенное применение данных.

Могу сказать, что когда я определилась с личностным замыслом и точно сформулировала цель своей жизни, моя эффективность увеличилась в разы. Я перестала распыляться на мелочи и отвлекающие дела. А времени пожалеть себя или подепрессировать, что все мы иногда любим, не осталось вообще.

Определите в своем кругу людей, которые «пожирают» ваше время. И сократите с ними общение до минимума. Одно дело с любимой подругой вечерком под коньячок седьмой раз обсудить одно и тоже — по собственному желанию. Совсем другое, когда среди рабочего дня врывается к вам телефонный звонок или визит, который, несмотря на ваши мужественные попытки минимизировать и рационализировать, нагло ворует у вас 40 минут и более. Не включайтесь в общение, которое вам сейчас не нужно. Если вы сами не научитесь ценить свое время, то окружающие будут его использовать вместо вас.

Если цель ваша оказалась достаточно большой, и для ее достижения нужно немало потрудиться (я уверена, что это так, иначе вы бы не читали эту статью), то рекомендую подумать, какую часть своих сегодняшних обязанностей вы можете поручить другим людям (умное слово — делегировать). Если подойти к этому основательно, то окажется, что 80% вашего времени уходит на дела, которые спокойно могут сделать другие. Я очень благодарна одному умному человеку, который когда-то мне сказал, что любой профессионал, личный доход которого превышает 5000 долларов в месяц, просто обязан иметь личного помощника, а свыше 10 000 долларов — еще и личного водителя. И обосновал это с точки зрения рентабельности и экономической целесообразности. Я, кстати, в свое время не стала дожидаться этих планок по доходам — личный ассистент появился раньше.

Нужно быть готовым к тому, что первые два месяца (а, может, и больше) вы будете учиться «пользоваться» личным помощником. Ведь по привычке хочется все сделать самому, да и это кажется быстрее, чем объяснять. Но толковый помощник постарается сам забрать у вас бОльшую часть рутины и освободить время для творчества. Я употребляю слово творчество, потому что даже написание плана продаж — это творчество, не говоря уже о бухгалтерских отчетах.

А личный водитель, особенно в большом городе, поможет вам сэкономить время и нервы. Например, даже эту статью я пишу, находясь в автомобиле и направляясь на очередную встречу. Сегодня пассажирское кресло легко превращается в мобильный офис, благо, телефонная связь, интернет, ноутбук — все под рукой. Хорошо перед встречей подумать о целях, которых вы хотите достичь во время переговоров, а не о том, куда бы в центре припарковать машину.

Еще одними, не очень оригинальными, но весьма успешными действиями для меня являются постоянное обучение, чтение хороших книг и общение с успешными людьми. Я стараюсь на это не просто выделять время, а прямо планировать его в своем расписании. Ведь тело мы свое не забываем подпитывать, да еще стараемся повкуснее, полезнее и питательнее. А вот про разум иногда забываем или пичкаем его второсортными «чипсами» — новостями из интернета или телевидения, другим мусором из СМИ. А он не меньше тела нуждается в качественной подпитке. Если при выборе книг можно воспользоваться рекомендациями друзей, при выборе обучения — отзывами тех, кто уже его прошел, а вот как выбрать людей для правильного, качественного общения? Для меня есть один хороший индикатор — у них тоже есть цель в жизни, поэтому они относятся ко времени очень бережливо и вряд ли потратят его на пустую болтовню. И чаще всего они тоже любят учиться и читать… А еще у них позитивный настрой в жизни. Как-то не хочется тратить время на нытиков.

Наверное, я и остальными инструментами повышения собственной эффективности как-то пользуюсь, но раз они мне сразу не пришли в голову, то скорее всего не так часто и успешно!

Больших вам целей и эффективности в их достижении!

Мы в Facebook