Лілія Мудрик: «Не автоматизовуйте спілкування, інакше замість людей ви отримаєте роботів»

Варто чи ні: Автоматизація у бізнесі

Лілія Мудрик, керівник Eleks University, бізнес-коуч та сіпкер Наверняка HR марафон, розповідає, для чого потрібна автоматизація у бізнесi, що варто автоматизувати у першу чергу у компанії, що намагається стати digital організацією, та як керівнику підготувати до нововведень та змін своїх співробітників.

Чого найбільше бракує сучасній успішній жінці і як їй це подарувати в роботі? Відповідь очевидна — часу! Нам всім хронічно і катастрофічно не вистачає годин у добі. Хто з нас хоча б раз не задумувався, якби було добре, якби нам хтось додав у добу кілька зайвих годин? А хто не фантазував, на що би він їх витратив? Мабуть, таких немає. Принаймні серед тих, хто зараз читає цей текст, таких точно нема. Власне, тією чарівною паличкою, що «подарує» нам час, може бути автоматизація.

Для мене як для мами і як для керівника постала дилема. По-перше, знати і розбиратися в технологіях, щоб на рівні спілкуватися зі своїми дітьми та власним прикладом показувати шлях у майбутнє. Instagram, YouTube, блогери та аватарки увійшли в моє життя як щось звичне і буденне. Digital діти ростуть і вчаться та почувають себе як риба у воді з будь-якими інноваціями, які приходять в їхні життя.

По-друге, розуміти, як технології та автоматизація певних процесів можуть спростити операційну діяльність та взаємодію на роботі, та яким чином вміти використовувати технології так, щоб вони були на користь, а не на шкоду працівникам та компанії.

Проте як бути з автоматизацією у сфері управління персоналом? Стрімкий розвиток у сучасному світі спричиняє революційни зміни в підходах до підбору, навчання, розвитку та мотивації персоналу. Новітні технології передбачають автоматизацію багатьох процесів, навіть тих, які колись вважались неможливими без участі людини.

Що нам дає автоматизація hr-процесів?

Насамперед, вирішує питання ефективності і рентабельності процесів. Автоматизуючи, ми вивільняємо, перерозподіляємо і ефективніше використовуємо ресурси. Окрім того, автоматизація дає нам можливість отримувати досить складну аналітику за різними параметрами практично у пару кліків. Тут, знову ж таки, надто дорого це робити «вручну».

Проте автоматизація корисна не лише з раціональної позиції. Є і суто емоційна гедоністична перевага – машини позбавляють нас від рутини. Коли майбутній hr обирав професію і вступав до вишу, він і думати не думав, що йому доведеться тонути в горах документів. І з часом рутина може дуже демотивувати таку людину. Власне, автоматизація знімає цю проблему, залишаючи час на спілкування і креатив.

Довгий час у нас було прийнято вручну відзначати працівників, які приходять на тренінги, воркшопи, семінари, заняття з вивчення іноземних мов і т.д. Некомфортна для всіх аналогія зі школою напрошувалась сама собою. Зараз ми впроваджуємо нову систему обліку відвідування та успішності навчань. В цьому нам допомагають наші експерти з мобільних платформ. Вже дуже скоро працівник, який приходитиме в корпоративний університет на навчання, буде автоматично відмічатись у нашій системі. Він зайшов в кімнату з телефоном і телефон відзначився в системі — «я тут».  Крім того, нагадування про курс, опитування, завдання  —  усе це під рукою і завжди з працівником.

Що варто автоматизувати:

Рекрутинг

Нині існує ціла купа готових систем, проте і в себе ви можете багато чого зробити. Створіть свій сайт кар’єри або хоча б вкладку на сайті. Автоматизуйте сповіщення і відповіді кандидатам, вираховуйте час на обробку заявки і обіцяйте кандидатам відповідь на певну дату. Вас перестануть смикати і надзвонювати. З іншого боку, обіцянки треба виконувати. Автоматизуйте подачу резюме, надсилання тестового завдання, збір аналітики і т.д. Це спростить життя вашим рекрутерам, а також укріпить hr-бренд.

Навчальні процеси

Від реєстрації на курс і супроводу студента до самостійного навчання з ресурсами, які надає компанія. Не завжди і не всі мають змогу відлучатись від своїх щоденних обов’язків на кількаденні тренінги, а для когось це і не цікаво, оскільки потрібно закрити лише одне питання, а не відбувати два дні лікбезу. Тут критичного значення набуває e-lerning. Працівникам важливо мати доступ до навчальних ресурсів практично цілодобово. На зміну довгим та тривалим курсам приходить точкове навчання, яке має блискавично і точно заповнити конкретний пробіл.

Облік персоналу

І тут мова йде про значно більше, аніж облік відпусток і лікарняних разом із зарплатою. Сьогодні працівники перестають бути лише ресурсом конкретного керівника. Зважаючи на спрощення меж між відділами, працівники є ресурсом компанії і можуть оцінюватися не за посадою, а за тими навичками та здібностями, якими вони володіють. Міграція між ролями та відділами та процес безперервної кар’єри — ось основні тенденції digital трансформації управління персоналом. Тут на допомогу приходять інструменти big data та HR-аналітика, які в режимі живого часу обробляють дані щодо ефективності працівників та дають можливість миттєво надавати зворотній зв`язок.

Чого не треба автоматизувати:

Не автоматизовуйте спілкування. Як сказав великий де Сент-Екзюпері, найбільша розкіш — це розкіш людського спілкування. Цього у людей забирати не можна. Інакше замість людей ви отримаєте роботів… Основне питання, яке ви маєте собі поставити, перед тим, як щось автоматизувати – чи нашкодить це людям? Технології мають використовуватись так, щоб вони були на користь, а не на шкоду працівникам та керівникам. Тому ми маємо чітко розуміти, що автоматизовувати, а що залишити на живих людей.

Ще одне дуже серйозне питання, яке постане перед вами на шляху автоматизації – відлагодженість процесів. Якщо у вас вже є гарні відлагоджені процеси, то ви можете переходити до етапу автоматизації. Якщо ж ні – то не беріться за автоматизацію. Якщо автоматизувати дурню, то отримаєте автоматизовану дурню. Якщо воно не працює офлайн, то система його не зремонтує. Буде якраз навпаки.

Лідер і автоматизація

Звичайно, проблема, яка чекає вас на нелегкому шляху автоматизації, — це спротив. Зміни завжди спершу спричиняють опір. І, якщо ми говоримо про робоче середовище, неготовність бізнесу швидко підлаштувати корпоративний організм до нововведень може більше зашкодити, аніж допомогти. Так, будь-яка зміна, а тим паче впровадження певних процесів, у яких є ризик замінити працю людей, викликають неабиякий спротив персоналу. Така зміна потребує ретельної підготовки. Потрібно добре вивчити рішення, які пропонуються на світовому ринку, та вибрати саме ті, які максимально підходять компанії, зважаючи на специфіку діяльності, корпоративну культуру та плани.

Для того, щоб запустити такі процеси в компанії, потрібна не лише добра воля керівництва, але і його активний приклад. Такі зміни найчастіше зазнають поразки через розбіжність декларованих намірів та власне дій, особливо зі сторони лідерів. Лідерство є критичною ланкою для трансформації компанії з такої, що використовує Digital, до справді Digital організації. В процесі цієї трансформації лідери зважають на три аспекти.  

1. Когнітивна трансформація. Лідери в таких організаціях повинні думати по-іншому.

2. Поведінкова трансформація. Очевидно, що нова структура організації вимагає інших поведінкових моделей.

3. Емоційна трансформація. Лідери повинні реагувати по-іншому.

Сьогодення ставить вимоги до компанії щодо реорганізації внутрішніх структур та редизайну систем та процесів. Дедалі частіше компанії відходять від ієрархічної структури до адхократії — проектних команд та нетворкінгу між цими проектними командами. Акцент ставиться на гнучкості, швидкості та безперевному навчанні. Відтак і системи, які ви впроваджуєте, мають бути гнучкими, такими, які легко переналаштувати. Неможливість системи реагувати на необхідні компанії зміни буде гальмувати розвиток компанії. Тож це той момент, на котрому не варто економити. Економія вартуватиме значно дорожче.

— Читайте также: «Живые» организации: Три принципа построения компании будущего

Больше узнать о том, как использовать VR, IE, автоматизацию, трансформацию и прочий диджитал во благо и не навредить человеческим взаимоотношениям, вы сможете на Наверняка HR Марафон #2, где Лилия выступит одним из спикеров.