Тайное оружие: Как управляют временем известные team-лидеры

Время — деньги. Для управленцем, ТОП-менеджеров, бизнесменов и знаменитых разработчиков — это вовсе не пустые слова. Известные team-лидеры поделились самыми эффективными методами распределения каждой бесценной минуты своего времени.

Джон Вон Эйкен

Консультант и бизнес-тренер, работающий в области стратегического менеджмента, управления продажами, автор почти 40 книг, в том числе аудиокниг, по данной тематике (США)

Каждый вечер нужно анализировать результаты прошедшего дня. Что сделано по плану, а что – нет. Записывайте вещи, которые стоит усилить для получения еще более лучших результатов, а также то, что нужно исправить.
Затем, каждый вечер составляем план на следующий день. Это очень важно, т.к. в спокойной обстановке наш мозг сам придумает несколько вариантов того, как успеть сделать все, что запланировано. Составив план на завтра, получаем ощущение предсказуемости, порядка и наш мозг успокаивается… Это не только поможет нам сэкономить время завтра, выполняя дела, но и лучше выспаться ночью благодаря обретенному спокойствию.

Необходимо взять за правило каждое утро просматривать план на этот день перед тем, как приступить к делам. Казалось бы зачем, ведь мы уже составили план вчера… Но это очень важно! Таким образом мы задаем правильный тон, настраиваемся на работу, наводим порядок в голове. Когда мы сосредоточены и настроены на работу, нам гораздо проще выполнять задания, и дела идут быстрее.

Людмила Богуш-Данд

Учредитель бизнес-студии BogushTime (Украина) и компании BogushTech (США)

По результату опросов, самым большим поглотителем времени являются подчиненные, так как они не выполняют работу вовремя. При этом подчиненные утверждают, что именно руководители забирают у них большую часть времени, потому что отвлекают от работы и вмешиваются в процессе.

Зачем нужен руководитель? Работать, решать, контролировать, вдохновлять, координировать, защищать, обеспечивать, исправлять, отчитываться, поощрять.

Если бы люди сами выполняли работу, на которую их берут, руководители были бы не нужны!

Статистика гласит, что у руководителя в прямом подчинение может быть не больше пяти подчиненных (и желательно не меньше). Это физиологическая характеристика. Шестая единица – сам руководитель, седьмая — форс-мажор.

Задача руководителя управлять таким образом, чтоб его подчинённые работали самостоятельно и охотно.

Ричард Брэнсон

Предприниматель, основатель корпорации Virgin Group, включающей в себя около 400 компаний различного профиля (Великобритания)

Прочитав недавно несколько электронных писем, я был поражен количеством вопросов читателей о том, как предприниматель может лучше управлять своим временем, когда он руководит сложным бизнесом. По мере того, как успешный бизнес развивается и расширяется, вами овладевает бюрократия и ваш менеджмент вдруг понимает, что оказались во власти огромного числа встреч и больших объёмов корреспонденции. На этом этапе предприниматели сталкиваются с проблемой, как эффективно управлять этой новой структурой – переход, который не был сделан многими организациями.

В первую очередь, давайте посмотрим, как нужно управлять собственным временем. Я получаю порядка 300-400 писем в день, поэтому для меня тайм-менеджмент – не пустые слова. Я знаю, что некоторые предприниматели просто удаляют электронные письма от людей, которых они не знают лично, аргументируя это тем, что такие послания их только отвлекают. Им не кажется ценным «пропалывать» эти письма в поисках тех, которые содержат полезную информацию. Но я нахожу это невежливым и плохо отражающимся на бизнесе.

Помня время, когда я только начинал и нуждался в совете, я пытаюсь ответить на как можно большее количество писем. Я прочитываю список каждое утро, диктую быстрые ответы своим ассистентам, перенаправляю некоторые своим коллегам, и обычно пишу несколько более длинных, детальных ответных посланий сам. Это наиболее эффективный способ справляться с моей электронной почтой, и делая так, я больше узнаю о трендах, которые могут оказать влияние на предприятия Virgin, или о проблемах, которые требуют моего внимания.

Вы должны управлять своим смартфоном, и не позволяйте ему управлять вами. Многие руководители проверяют электронную почту на смартфонах во время встреч или в нерабочие часы. Это не очень хорошо для концентрации и негативно отражается на принятии решений. Выделите на почту время, уделите час или около того на то, чтобы проверить свои письма, а затем отложите их, чтобы сфокусироваться на других задачах.

И вот совет, которые предприниматели оценили как наиболее полезный: необходимо давать остальной части своей команды пространство для работы – во многих случаях это достигается перемещением вашего собственного офиса из здания вашей компании. Освободите самого себя от повседневных бизнес-функций и найдите кого-то, кто заменит вас в качестве руководителя этих операций, так чтобы у вас осталось достаточное количество ничем не прерываемого времени, чтобы видеть картину в целом и принимать решения о том, в каком направлении должна двигаться компания. Если вы не делегируете свою работу, вы и ваша команда вероятнее всего вскоре окажетесь вынуждены отчаянно бороться, пытаясь справиться со своими разнообразными обязанностями по руководству бизнесом, определению стратегии и увеличению путей к расширению.

Нанимайте людей так, чтобы быть уверенным, что вы можете доверить им управление вашим бизнесом. Ваши заместители могут не делать все в точности так, как вы, и могут допускать ошибки, однако сопротивляйтесь побуждению опять взять все под свой контроль.

Эван Уильямс

Предприниматель, который основал несколько интернет-компаний, в том числе Pyra Labs и Twitter (США)

Пик продуктивности каждого человека приходится на разное время суток: кто-то чувствует прилив энергии, когда за окном уже давно ночь, а кто-то способен генерировать умные мысли только на свежую голову. Как правило, пик моей продуктивности приходится на утро. 

Посещая в это время спортзал, я понапрасну тратил часы наиболее плодотворной работы. Вместо этого, я начал ходить в зал во время обеденного перерыва или вечером. Особенно часто это происходит, когда я допоздна задерживаюсь на работе.

Да, я покидаю офис практически в разгар рабочего дня, но такие изменения в распорядке пошли только на пользу. Хотя признаюсь, это немного странно, когда исполнительный директор покидает свое рабочее место в столь необычное время, но суммарное количество часов, проведенных мной на работе, никак не изменилось, а вот запас энергии и длительность концентрации внимания ощутимо повысились.

— Читайте также: Ядерная Анна Винтур: Бизнес-правила главного редактора Vogue