Мистецтво планування: як легко досягати цілей та планувати свій час

Є велика різниця між плануванням та діями. Однак планування потрібно, щоб бути продуктивнішими та швидше виконувати більше задач. Це потрібно особливо тоді, коли ми постійно перебуваємо в інформаційному шумі.

Як легко планувати своє життя та досягати поставлених цілей, розповіла директорка по роботі з людьми у SocialTech Вероніка Кавка.

Планування варто починати з визначення того, куди ми витрачаємо свій час. Наприклад, може здаватися, що на листування ми витрачаємо півгодини, а насправді — 1-2 години.

Перші три питання, які варто собі задати:

1. Що я зараз роблю?

2. Для чого я це роблю?

3. Чи це наблизить мене до моєї цілі?

Для якісного планування часу варто щодня/щонеділі/щомісяця проводити аудит часу та завдань. Для цього можна використовувати Excel, Notion, Google Calendar, RescueTime App.

«У цих етапах я намагалася втиснути всі робочі завдання та особистісний ріст. Мене не вистачало на здоров’я, зайняття спортом, більше часу проводити із дитиною. Тоді я зрозуміла, що ніколи не аналізувала, скільки часу я витрачала на роботу. Я зробила «колесо балансу», але замість 12 сфер позначила 5 сфер життя — кар’єра, стосунки, відпочинок та енергія, допомога у війну та здоров’я. Червоною лінію — позначений рівень нинішньої задоволеності, зеленою — бажаний. Бажаного результату можна досягти за квартал чи рік — дивлячись, скільки часу вам потрібно на це», — розповідає Кавка.

Це, за її словами, допоможе пріоритезувати задачі та сфери, які вам дійсно важливі.

У тижні 168 годин — зазвичай, 40 годин з них робочі, ще 56 — це години сну, якщо ви спите по 8 годин, і 72 — вільні години на тиждень. Якщо врахувати час на дорогу, їжу та спорт три рази на тиждень, то залишається приблизно 60 годин.

«Я почала встановлювати ліміт часу для кожного завдання, що дозволило мені не відволікатися. Допоміг Task Tracker. Далі я почала розбивати задачі на найдрібніші у Google Calendar. Notion трансформувався на дашборд із цілями на рік, рівнями закриття задач тощо», — розповідає Кавка.

Вона ділиться, що вже на цьому моменті більшість задач закривалися вчасно, легше стало фокусуватися. Експертка радить написати відповідь на питання: «Скільки ви хочете заробляти на рік?», а потім відняти від цього числа суму, яку ви заробляєте зараз. Різниця у сумі — ціна нашої відповідальності.

Особистий фреймворк

Перший принцип фреймворку — три задачі.

На початку кожного дня/тижня/місяця треба вирішити, які три основні задачі варто виконати, щоб наблизитися до результатів. Так ви зможете планувати час, вас буде складніше збити з пантелику, бо у вас буде фокус і неважливе стане очевидним. Цей принцип буде ефективнішим, якщо ви записуватиме задачі у таск-трекер, плануватимете завдання з вечора, що займе до 10 хвилин, та регулярно підбиватимете підсумки, наприклад, раз на тиждень.

«Я знаю, що три задачі, які я маю виконати за тиждень, мають вести мене до трьох цілей в місяці. Ті три цілі, які є в місяці, мають вести мене до трьох цілей, поставленими на рік. Це означає, що на день у мене мають бути три задачі, які допоможуть досягти трьох цілей», — пояснює Кавка.

Другий принцип — планування.

  • Жорсткі завдання прив’язані до часу.
  • Гнучкі завдання — не прив’язані до часу.
  • Буфер — час для незапланованих завдань (1 година на день).
  • Перш ніж взятися за якусь задачу, оцінюємо скільки часу на це піде.
  • Матриця пріорітизації завдань Стівена Кові.

Кавка пропонує заповнити увесь вільний час, аби зменшити час на прокрастинацію.

«Вас завжди проситимуть щось ще зробити, але я, наприклад, такі речі відкладаю, бо у мене є мої важливіші завдання. Я пояснюю людям, коли я можу виконати це завдання», — каже вона.

Третій принцип — діємо.

  • Концентруємося виключно на важливих справах.
  • Кожен пункт списку справ має бути пов’язаний із вашою довгостроковою метою. 
  • Дотримуємося пріоритетів: «ТАК» — завдання, що відповідають цілям, цінностям та принципам; «НІ» — нав’язані завдання. 
  • Їмо «слона» частинами: розбиваємо складне завдання на безліч дрібних. 
  • У першу чергу з’їдаємо найбільшу і найнеприємнішу «жабу». 

Четвертий принцип — не відволікатися. 

  • Тримаємо фокус (концентрація на меншому призводить до більшого).
  • Прибираємо зайву нотифікацію.
  • Відмовляємося від непотрібних зустрічей і делегуємо.
  • Управляємо інформаційним потоком.

П’ятий принцип — закон Парето.

20% зусиль дає 80% результатів.

На роботі:

  • визначте 20% задач, які дадуть 80% кінцевого результату;
  • зрозуміти, який ваш найпродуктивніший час, акцентуватися на ньому та використовувати ефективно. За годину енергійної роботи ви зробите більше ніж за день, коли ви не в ресурсі.

Поза роботою:

  • визначте кінцеву мету, спираючись на 20% своїх найцінніших навичок та якостей;
  • обирайте найпростіший шлях і починайте діяти.