Матрица решений Эйзенхауэра: как эта техника помогает в управлении задачами

Что важно, а что - срочно?

Матрица решений Эйзенхауэра, которую иногда называют матрицей приоритетов, помогает определить, какие задачи на день действительно важны, и определить, какие задачи важны, но должны быть ниже в вашем списке дел.

Расставить приоритеты задачам не всегда так просто, как кажется, научитесь различать срочные и приоритетные задачи. Используйте эти навыки, чтобы развить более эффективные навыки управления временем и повысить свою продуктивность.

Между профессиональными обязанностями и личными обязанностями, с которыми сталкиваются многие люди, организация может стать кошмаром. Сотрудники или владельцы бизнеса могут обнаружить, что тратят слишком много времени на одни дела и игнорируют другие.

Очень помогает избегать прокрастинации, составлять контрольные списки, формирующие привычку, и использовать инструменты тайм-менеджмента. Однако вам нужно гораздо больше. Расстановка приоритетов не менее важна. Матрица решений Эйзенхауэра — один из инструментов, который отдельные лица и компании могут использовать для повышения производительности.

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Эта модель продуктивности, также называемая матрицей срочно-важных, предназначена для выполнения в первую очередь критических задач. Вы должны организовать работу, начиная с самых срочных дел. Знание того, какие задачи требуют немедленного внимания, и соответствующее их решение упрощают задачу.

Прежде чем применять принцип Эйзенхауэра, вы должны четко понимать, какие обязанности являются неотложными, а какие — важными.

Большинство людей путают эти два термина. Поймите, что задача может быть важной, но не срочной. Срочная проблема зависит от времени. Это требует немедленных действий. С другой стороны, важность относится к влиянию на цели. Если невыполнение задания нанесет ущерб долгосрочным целям, тогда эта деятельность важна. Эта предпосылка определяет матрицу срочно-важного.

Почему это называется матрицей решений Эйзенхауэра?

Инструмент приоритизации получил свое название от 34-го президента США Дуайта Д. Эйзенхауэра. До того как стать президентом, он был генералом армии США. У Эйзенхауэра было множество достижений в своей жизни, включая создание DARPA, первоначально ARPA. Он также был первым верховным главнокомандующим НАТО, не говоря уже о том, что он также был заядлым художником и гольфистом, олицетворяющим продуктивность.

Со всем, что происходило в его жизни, Эйзенхауэру удавалось преуспеть на каждом шагу. Он объяснил свой успех системой продуктивности и тайм-менеджментом, в котором приоритетными были срочные дела. Этот опыт и навыки продуктивности привели его к разработке Матрицы Эйзенхауэра как мощного инструмента для управления временем.

Он был известен тем, что говорил, что важное редко является срочным, а срочное редко является важным. Его подход к задачам привел к созданию принципа Эйзенхауэра.

Применение матрицы на практике

Матрица Эйзенхауэра — это то, как вы можете использовать технику для управления задачами. Это простой инструмент, позволяющий разделять действия в зависимости от срочности и важности.

Матрица состоит из четырех квадрантов — «Планировать», «Делать», «Делегировать» и «Сделать позже».

  • Планировать: Не срочные, но важные задачи
  • Делать: немедленное действие. Срочные и важные задачи
  • Делегировать: Срочные и не важные задачи
  • Сделать позже: Несрочные и не важные задачи.

В первый список входят важные, но не срочные задачи. Следовательно, вы должны ПЛАНИРОВАТЬ на подходящее время, чтобы справиться с ними. Они могут варьироваться от ответов на электронные письма до планирования семейной поездки.

Во втором квадрате у вас есть срочные и важные задачи. Это действия, которые вы должны ДЕЛАТЬ немедленно. Если вы составляете свой распорядок дня, задачи в первом квадранте следует выполнять утром.

Третья категория в матрице решений Эйзенхауэра включает в себя список дел, которые являются срочными, но не важными. Вы можете ДЕЛЕГИРОВАТЬ эти обязанности другим людям.

Наконец, четвертый квадрант содержит задачи, которые не являются ни срочными, ни важными, поэтому вы должны СДЕЛАТЬ ПОЗЖЕ их.

Как матрица Эйзенхауэра может помочь бизнесу?

Теперь вы понимаете, в чем суть принципа Эйзенхауэра. Какие преимущества это дает компании?

Во-первых, сотрудникам будет ясно, что делать в первую очередь. Они могут избежать спешки в последнюю минуту для выполнения срочных задач. Привлечение правильных людей к выполнению менее важных задач освобождает время для выполнения самых важных задач. Избавление от бесполезных занятий, таких как просмотр веб-страниц, позволяет сотрудникам работать более продуктивно. Они могут эффективно свести к минимуму отвлекающие факторы и избежать откладывания на потом.

При использовании матрицы сотрудники должны помнить, что речь идет не о количестве задач в каждом контрольном списке, а о качестве и способности их выполнить.

Чтобы матрица работала, необходимо приложить усилия для планирования, организации, составления расписания и расстановки приоритетов. Попробуйте применить приведенные ниже советы по управлению временем:

Советы по использованию матрицы решений Эйзенхауэра

  • Составьте список дел

Важность составления списков дел или контрольных списков — ключевой момент, который поможет расставить приоритеты и освободить место в своем разуме.

Сосредоточьтесь на первой категории — срочные и важные задачи (делайте в первую очередь).

Подумайте об использовании умных списков дел и программ автоматизации.

  • Сосредоточьтесь на одном

Не пытайтесь выполнять несколько задач одновременно. Сосредоточьтесь на одной задаче и выполните ее, прежде чем переходить к следующей.

  • Избегайте промедления!

Промедление — это не значит, что вы ленивы — вы можете просто быть перегружены, у вас слишком много дел, и вы не знаете, с чего начать.

Используйте каждую свободную минуту, работая над выполнением задач и вычеркивая их из своего списка дел.

Никогда не тратьте больше часа в день на что-то непродуктивное.

Не переусердствуйте со своим списком дел.

  • Тайм-менеджмент

Организуйте свое время и выделите время для определенных задач.

  • Бизнес-задачи / Личные задачи

Один список, а не два. Не забудьте также включить задачи для себя и семьи, потому что они являются приоритетом не меньше бизнес-задач.

  • Ограничить задачи

Не перегружайтесь и не позволяйте другим себя перегружать, это может заставить вас чувствовать себя в ловушке и в стрессе.

Всегда выполняйте самую важную задачу, прежде чем добавлять новую. Цель состоит в том, чтобы выполнять задания, не собирая огромное количество заданий.

Слишком много задач может заставить нас откладывать на потом еще больше!

  • Отвлекающие факторы

Люди, телефоны и социальные сети могут отвлекать вас от ваших задач.

  • Определите приоритеты

Не позволяйте другим определять ваши приоритеты.

Планируйте утро, а затем работайте над приоритетными задачами.

  • Делегация

Может ли кто-нибудь выполнить задачу?

Кто лучше всего подходит для этой работы?

Правильная реализация матрицы решений Эйзенхауэра может способствовать эффективному управлению задачами. Найдите подходящие инструменты для расстановки приоритетов.