Система Getting Things Done: как привести дела в порядок

Вы всегда откладываете задачи на последнюю минуту? Вы не спите по ночам, беспокоясь о предстоящих встречах? Вы чувствуете себя перегруженным всеми своими обязательствами? Тогда вы идеальный кандидат для системы самоуправления Getting Things Done.

Что такое метод Getting Things Done

Getting Things Done (GTD) — это система управления временем и продуктивностью, которая помогает выполнять задачи и обязательства без стресса и эффективно с помощью комплексной системы списков и календарей.

Основная идея метода GTD состоит в том, чтобы записать все свои задачи и ничего не забыть. В конечном итоге вы будете меньше переживать, потому что вам не нужно будет все запоминать. А поскольку вам не придется постоянно вспоминать важные задачи, ваш ум будет меньше зацикливаться на запланированных задачах в любое время дня. Другими словами, вы будете спокойно спать, не беспокоясь о том, что вам нужно еще что-то сделать. Благодаря письменной организационной системе вы можете быть уверены, что все сделаете вовремя и ничего не забудете. Ваш разум может по-настоящему расслабиться, когда пришло время отдохнуть, и лучше сосредоточиться на текущих задачах, потому что больше ничего не будет происходить в глубине вашего разума.

В этом методе вы разбиваете более крупные задачи на более мелкие и устанавливаете для них конкретные сроки. Регулярная проверка гарантирует, что вы будете отслеживать все свои задачи и проекты, выявлять слабые места в вашей системе и вносить улучшения.

Консультант по продуктивности из США Дэвид Аллен разработал эту систему и представил ее в своей книге с тем же названием «Getting Things Done» в 2001 году. С момента публикации книги этот метод приобрел миллионы последователей по всему миру.

Почему сложно удержать все в голове

Наша краткосрочная память подобна оперативной памяти компьютера — она нужна для работы с актуальными задачи, и ее объем крайне мал. Одновременно мы способны обрабатывать в среднем 7 единиц информации, а работать хорошо и вовсе только с 1–3. В то же время объем информации, претендующей на наше внимание, постоянно растет. Автор книги «Как привести дела в порядок» Дэвид Аллен повторяет: «Ваш разум для создания идей, а не их хранения». И в этом одна из целей его подхода.

О внутренних обязательствах

По мнению автора, главный источник стресса и негативных эмоций — это неразрешенные или нарушенные обязательства перед собой или другими (в оригинале Аллен называет их open loops). Гнетущие мысли переносятся даже тяжелее, чем осознание объема работы, который мы должны выполнить. 

Любое обязательство типа «надо бы, мог бы или должен», которое находится только в сознании, создает иррациональное напряжение, от которого невозможно избавиться, 24 часа в сутки, семь дней в неделю.

Аллен также считает, что в отличие от физического труда труд интеллектуальный не имеет четких границ. И дело даже не в том, что после напряженного дня в офисе вы продолжаете думать про работу дома. Для Аллена вообще нет различия между работой и досугом. По его логике работа — это все, к чему мы стремимся привести актуальное состояние вещей. Главное, перед постановкой этих ваших задач четко прояснять результаты и определять шаги для их решения.

Как научиться мыслить более ясно

В первую очередь важно разобраться с внутренними обязательствами. Философия Getting Things Done подразумевает, что весь процесс управления работой сводится к трем простым принципам.

1. Сначала необходимо освободить голову — собрать все незавершенные мысли и задачи во внешнюю систему, которой вы доверяете.
2. Затем нужно прояснить их — решить, что с этой информацией делать.
3. Сделать это. Это основа GTD и коренное отличие от прочих систем: дело не в управлении временем или задачами, а в организации себя на уровне внутреннего доверия и договоренностей.

Пять шагов для прояснения сложных задач

Шаг 1. Сбор. Соберите все, что требует вашего внимания. 

Записывайте задачи, идеи, повторяющиеся дела в блокнот или приложение. При этом список всегда должен быть у вас под рукой, чтобы вы не могли сказать: «Добавлю это позже». Даже самое маленькое и незначительное дело нужно записывать, если вы не делаете его прямо сейчас.

Шаг 2. Обработка. Определите, что каждый собранный элемент означает. 

Сбор ничего не значит, если просто превращается в список. Важно вернуться к написанному и объяснить его себе, отвечая на следующие три вопроса:

Что это такое?

Вспомнить, в каком контексте появились задачи.

Нужно с этим что-то делать?

Если информация не нуждается в никаких действиях, то это или мусор, который нужно выбросить, или справочная информация, которую следует сохранить, или что-то, что когда-нибудь понадобится, и это стоит обдумать позже.

Если действия нужны, важно определить следующее реальное для выполнения физическое воздействие. Когда вы ее определите, то варианты развития: сделать, делегировать или создать напоминание о том, что необходимо сделать, как только появится возможность. Четко формулируйте и сразу выполняйте задания, если это занимает не более двух минут. В противном случае — ищите, кому делегировать задачи. В случае, если и это невозможно — отложите задачу, чтобы выполнить ее в будущем.

Это проект?

Важно спросить себя, достигаете вы желаемого результата после выполнения первого действия, или не достигаете. Все, что требует нескольких шагов — это проект, и его нужно хранить отдельно.

Формулировка проекта и первое действие важны для того, чтобы запустить процесс. Нормально, если вы запланируете от 30 до 150 проектов и первых действий. Впрочем, углубляясь в один проект, рискуем забыть о другом.

На этапе проработки решения важно принимать сразу, чтобы предотвратить «пожаров» в будущем. Думать об одном вопросе более одного раза — это терять время. Бесконечное обдумывание — неэффективно.

Организованные списки действий упростят выбор и помогут всегда быть уверенными, что сейчас вы заняты важным делом.

Шаг 3. Организация. Поместите результаты в удобную, надежную систему. 

Чтобы что-то взять, нужно приучить себя ставить всё на место. Значение действия определяет место размещения или хранения. Например, события, которые должны произойти в конкретный день, хранятся в календаре, несрочные действия ― в простом списке следующих действий, делегированные задачи ― в листе ожидания, проекты — в списке проектов. Вы сами создаёте списки по категориям в зависимости от вашей потребности: звонки, люди, офис, дом, компьютер, повестки и прочее. Разделив дела в соответствии с этими категориями, можно в любой момент понимать, какие дела доступны для выполнения, тем самым повысить уровень продуктивности и спокойствия.

Шаг 4. Обзор. Обдумывайте обязательства, прежде чем выполнять их.

Просматривая задачи с еженедельной периодичностью, вы сохраняете перспективу. Чем дальше взгляд в перспективу, тем больше ясности. Есть шесть горизонтов фокуса наших обязательств: текущие действия, текущие проекты, зоны ответственности и внимания, цели, видение, миссия и принципы.

Реагируя на последние и срочные дела, мы рискуем потерять ориентиры. Мы часто недооцениваем важность планирования, ведь все планы, что у нас в голове, неизбежно воплотятся в жизнь. Важно найти время на обзор, пребывая в спокойствии и никуда не спеша.

Шаг 5. Выполнение. Уверенно выбирайте, на чем сфокусироваться в данный момент, и делайте это.

Успешный критерий этого этапа — применять все предыдущие.

Исполнение — это 100% реализации задуманного. Важно делать правильный выбор, что именно, как и когда делать. Выбор всегда за вами, а интуиция поможет не ошибиться и не попасть в ловушку вечной занятости. Организованные списки действий упростят выбор и позволят всегда быть уверенным в том, что вы сейчас заняты важным делом.

Ключевые принципы GTD

Система может быть слишком комплексной или, наоборот, предельно простой — все зависит от ваших целей. Вышеперечисленные советы могут показаться чересчур сложными, но ключевых принципов всего три, и они очень просты.

• Выработайте привычку собирать незавершенные дела и внутренние обязательства — это освобождает ваше сознание.
• Настройтесь определять конечный результат. Это сокращает время и энергию, необходимые для его достижения, а также освобождает сознание от давления из-за неопределенности.
• Определяйте предстоящие действия. Это занимает секунды и помогает достигать результат. В действительности мы никогда за один присест не делаем проект целиком. Мы определяем и решаем небольшие шаги и именно на уровне следующих действий продвигаемся к цели.

Как этот метод применять сегодня

Чтобы методология GTD стала для вас эффективной, нужно просто ее применять: составлять списки проектов, встреч и обсуждений, список ожидания делегированных задач, сразу принимать решение о следующих действиях, применять правило 2 минут, фиксировать время на просмотр почты и бронировать время на еженедельный просмотр. Так удастся уменьшить количество стресса и упорядочить жизнь, на работе и даже дома, ведь GTD используют для личных и семейных дел.