Як підтримувати відчуття контролю над життям та роботою: практика «Тижневий огляд»

Під час мирного життя у нас зазвичай багато справ, через що ми відчуваємо, ніби втрачаємо контроль над своїм життям, адже постійно потрібно кудись бігти і щось робити. Під час війни ця ситуація лише погіршилася, бо окрім купи справ, яку треба зробити, з’явилося нерозуміння, що буде далі та як планувати майбутнє.

В’ячеслав Сухомлинов — голова офіційного представництва David Allen Company в Україні, керівний партнер GTD Україна й експерт у методології Getting Things Done — поділився практикою «Тижневий огляд», яка може допомогти повернути відчуття контролю над вашим життям та роботою. 

За його словами, щоб робити тижневий огляд, вам треба час та місце, де ви можете зупинитися та подумати. Він каже, що насправді тижневий огляд — це розкіш, адже треба собі дозволити кілька годин, аби не бігти за тими речами, які нібито треба зробити, а подумати, що ти дійсно маєш робити. Тижневий огляд означає бути у балансі із собою та роботою.

Вам потрібен час, аби подумати про свої справи і тоді ви можете довіряти своєму інтуїтивному вибору постійно.

Тижневий огляд це можливість актуалізувати систему, видалити неактуальні аспекти, які вже не працюють, видалити пріоритети і трішки подивитися на ваше життя з вищої перспективи. Ви зможете бути впевненими у тому, що те, що ви робите, відповідає вашим вищим цілям, вашому баченню, вашому призначенню. Також тижневий огляд дозволяє інтегрувати вашу систему подивитися на всі ваші складові і повернути цілісність цієї системи, тобто які інструменти та як ви використовуєте. 

«Будь-який тижневий огляд краще, ніж його відсутність. Не дозволяйте собі не повертатися в «гру», тому що ви не відчуваєте, що робите це на 100%», каже експерт і консультант в питаннях управління та особистої продуктивності Девід Аллен.

Справи накопичуються постійно бажання робити справи іноді переважає бажання зупинитися і подумати про них, бо здається, що ви усе втратите. Парадокс у тому, що чим швидше ви рухаєтеся, тим скоріше і тим частіше вам треба зупинятися. 

Найбільш продуктивний період — це коли ви маєте змінити роботу чи піти у відпустку, бо вам треба передати усі свої накопичені справи і спокійно відпочити, перемикнутися на іншу діяльність. Цей тижневий огляд дозволяє відпочити не два рази на рік, а 52 рази, адже якщо ви щотижня проводитиме огляд, то вам буде легше контролювати свої справи та розуміти перспективи. Цей огляд потрібен, щоб розуміти, що ми нічого не втрачаємо і рухаємося туди, куди треба, або навпаки дає зрозуміти, що треба щось змінити. 

Структура тижневого огляду

Тижневий огляд складається з 11 кроків, розбитих на три блоки. 

Проясніть

  • Зберіть усі документи та матеріали навколо.
  • Очистіть кошики “вхідні” — повністю опрацюйте усі паперові матеріали, нотатки, голосові повідомлення, листи в електронній пошті.
  • Викиньте все з голови. 

На кроці «проясніть» треба поставити кілька питань: що ми взагалі опрацьовуємо, чи потрібно вам цим займатися та додавати це зобов’язання. Якщо ваша відповідь «ні», то це можна викинути у сміття. Якщо це не потребує дій, але це довідкова інформація, яка вам знадобиться, то її можна зберегти у якусь теку на робочому столі.  Якщо у майбутньому ви хочете це зробити, то можна записати цю дію/проєкт у категорію «колись/можливо». 

Якщо ви хочете та маєте додати нове зобов’язання, то треба з’ясувати, яка ваша першочергова фізична дія. Наприклад, знайти інформацію в інтернеті, комусь зателефонувати тощо. Після цього у вас є три варіанти вирішення цієї дії:

  • Якщо першочергова дія потребує двох хвилин часу, то зробіть її відразу.
  • Якщо дія потребує більше часу, то делегуйте цю задачу та запишіть у лист очікування.
  • Якщо ви не можете виконати цю дію відразу чи делегувати її, то цю дію ви маєте зробити трішки згодом не під час тижневого огляду. Запишіть її у список першочергових дій або в календар. Якщо першочергової дії недостатньо для очікуваного результату, то вам потрібен проєкт із зазначенням бажаного результату.

При цьому проєктом може бути будь-що назбирати донати або прийняти рішення щодо зміни роботи тощо. Також проєктами можуть бути щоденні заняття — пройти курси англійської, знайти спортзал. Все, що потребує більше однієї дії — є проєктом. 

Оновіть

  • Перегляньте список першочергових дій — відмітьте завершені дії та нагадайте про дії, які потрібно зафіксувати.
  • Перегляньте календар за минулі дні для того, щоб нагадати про незавершені справи та перенесіть це до активної системи.
  • Перегляньте календар на майбутнє — тобто майбутні довгострокові та короткострокові події. Зафіксуйте дії, про які згадали, переглядаючи календар. Зазвичай корисно дивитися на 2-6 тижнів вперед.
  • Перегляньте листок очікування. Запишіть відповідні дії щодо нагадувань (вам чи людям) та відмітьте отримані очікування.
  • Перегляньте список проєктів або великих очікуваних результатів. Оцініть статус проєктів (чи актуальний він), цілей, бажаних результатів один за одним. Впевніться, що маєте хоча б одну першочергову дію по кожному. Перегляньте плани проєктів, допоміжні матеріали та всі інші поточні матеріали, які можуть нагадати про нові дії, очікування тощо.
  • Перегляньте усі доречні контрольні списки — використовуйте їх як нагадування про нові першочергові дії. Контрольним списком може бути те, що зібрати у подорож чи план якогось проєкту, який постійно повторюється, наприклад, список звітів, які вам постійно треба готувати. Якщо у вас немає таких контрольних списків, то подумайте про те, що, можливо, їх варто завести. Наприклад, зазначити список подій на рік з вашої професійної діяльності. Такі списки потрібні, щоб не тримати їх у голові — нехай про них пам’ятає система.

Створіть

  • Перегляньте список «коли-небудь/можливо». Можливо, ви вже маєте можливість, щось зробити, що раніше не змогли. Перегляньте, які проєкти стали активними та перенесіть до списку «проєкти». Неактуальні проєкти, які ви хотіли зробити, а зараз вже не плануєте — викресліть.
  • Виявіть винахідливість і сміливість.  У цей розділ занотуйте будь-які нові легковажні та креативні, ризиковані ідеї, навіть попри те, що зараз війна. Можливо є якісь нові речі, які ви можете запустити у своє життя і це дозволить вам зробити його кращим. 

Зазвичай на тижневий огляд достатньо 60-90 хвилин. Якщо у вас немає часу на повноцінний тижневий огляд, зробіть хоча б деякі кроки — перегляньте календар та актуалізуйте задачі.