Як впоратись з робочим навантаженням у 2023 році: поради для тих, хто нічого не встигає

Як часто робота нагадує вам поїздку на велосипеді у вогні, під час якої ви не встигаєте навіть звірятися з навігатором, аби лишень швидше закрити свої завдання? Тим часом саме визначення пріоритетів і свідоме ставлення до завдань безпосередньо впливають на нашу ефективність, переконана менеджерка освітніх і соціальних проєктів, коуч з лайф-балансу Ганна Дерев’янко.

Якщо ви рухаєтесь по колу, перебуваючи у стані «нічого не встигаю», то, ймовірно, ви потрапили до однієї з трьох ментальних пасток. Вибиратися з них треба швидко та без репутаційних втрат, вважає фахівчиня.

Пастка №1. «Я надто зайнята!»

У цій ментальній пастці працівникам здається, що якщо уповільнитися й витратити час на роздуми над завданнями, а не на їхнє виконання, то вони нічого не встигнуть. У короткостроковій перспективі (у межах одного дня чи навіть тижня), можливо, дійсно буде виконано менше завдань. Але скільки часу можна зекономити у майбутньому, якщо правильно визначити пріоритети, автоматизувати певні дії, відсіяти або делегувати зайві завдання?

Наведу приклад рішення, яке зекономило мені купу часу. Я мала відправити учасникам одного проєкту лист-привітання — однаковий, але зі звертанням на ім’я до кожного. Раніше я створювала потрібну кількість чернеток, копіювала туди однаковий текст, а потім по черзі вставляла імена й email-адреси та надсилала листи один за одним. Я розуміла, що напевно існує рішення, як автоматично надсилати листи з індивідуальним звертанням. Але не мала часу на його пошуки. Мені потрібно було виконати завдання тут і зараз, тож я продовжувала використовувати перевірений спосіб.

Зрештою я вирішила вийти із замкненого кола та виділила час на пошук рішення з автоматизації. Так я дізналася про функцію Mail Merge, яка поєднує текст листа зі списком адресатів і робить масові розсилки з індивідуальними елементами (як-от ім’я). Деякий час пішов на тренування, зате відтоді ніхто не надсилає листи вручну, оптимізувавши не лише час на виконання цього завдання, а ще й знизивши ймовірність людської помилки до нуля.

Тож не варто запитувати, яким є ритм роботи у компанії та чи вистачає там часу, щоб подумати. Це лише питання вашого власного пріоритету, тому порада буде простою:

Свідомо присвячуйте час прокачуванню такої навички, як міркування над завданням.

Пастка №2. «Я встигну виконати всі завдання!»

До цієї ментальної пастки потрапляють ті, хто складає довгі переліки справ на день. Ці фахівці самі кажуть, що розчаровуються та займаються самоїдством, якщо їм не вдається виконати всі заплановані пункти. Але ж ми працюємо не у вакуумі, тому наш ідеальний план на день можуть скорегувати термінові завдання від керівника, незаплановані зустрічі тощо. Аби попри все ви були задоволеними виконаною роботою, є кілька рекомендацій:

Визначте три пріоритетні завдання на тиждень і тримайте їх у фокусі. Це мають бути об’ємні та дійсно важливі завдання, що наближають вас до мети. Важливий критерій відбору: навіть якщо за тиждень ви виконаєте лише ці три завдання, ви будете задоволені собою і своєю роботою.

Щодня визначайте три пріоритетні завдання на день і залишайте не менше 40% часу на незаплановані справи. Це допомагає підлаштувати робочі плани під реальність і впоратися з тривожністю, коли щось піде не за планом.

Тримайте у фокусі пріоритетні завдання. Бувало, що ви запланували попрацювати над чимось важливим, а вас несподівано запросили на зустріч? Аби цього уникнути, виділяйте час для сфокусованої роботи не лише у записнику, але й у календарі. Ця вимога набуває особливого значення, якщо у вас із колегами є спільний доступ до планера. Тоді вони призначатимуть зустрічі з урахуванням ваших вільних слотів. Крім того, ні в кого не виникатимуть запитання, чим ви зайняті.

Групуйте маленькі завдання, які займають до 10 хвилин. Якщо їх не зібрати докупи, вони «розповзуться» по робочому дню, крадучи енергію та час. А якщо їх виконати разом, ви матимете відчуття задоволеності собою. Крім того, збережете сили для виконання більш вагомих завдань.

Багато часу та енергії забирають електронні листи. Але ж до KPI фахівців, найімовірніше, не входить кількість оброблених електронних листів або швидкість, з якою це робити.

Тому варто визначити час перевірки пошти й робити це 2-3 рази на день, а не щоразу, як чуєте чи бачите нове сповіщення.

Це допоможе сконцентруватися на пріоритетних завданнях і не відволікатися від важливих справ.

Пастка №3. «Завжди кажи «так», інакше подумають, що ти поганий працівник»

У вас бувало таке, що немає часу навіть пообідати, але коли з’являються нові завдання, ви продовжуєте брати їх на себе? Ваш рівень стресу зростає, а якість роботи починає знижуватися. Ви розумієте, що варто зупинитись, але як сказати «ні»? У цій ментальній пастці вам здається, що у разі відмови керівник чи колеги подумають, що ви поганий співробітник — невмотивований, повільний, неефективний, конфліктний, не командний гравець тощо. Вихід із цієї пастки є. Розгляньте ваше «ні» не як відмову, а як управління своїм робочим навантаженням, єдина мета якого — висока продуктивність. Головне — сказати «ні», не промовляючи цього слова.

Якщо ваш керівник просить вас взяти на себе новий проєкт, покажіть йому таймлайн ваших завдань з оцінкою часових витрат на кожне. Попросіть керівника допомогти вам розставити пріоритети й перерозподілити завдання, щоб мати змогу взятися за нове. Це дасть змогу показати ваше робоче навантаження, адже керівник може не усвідомлювати його повною мірою.

Якщо запит надходить не від вашого безпосереднього керівника, поясніть, що вам потрібно обговорити список пріоритетних проєктів з керівником, перш ніж погодитися. Надайте чіткі терміни, коли ви повернетеся з відповіддю, і зверніться до свого по допомогу. А далі дійте так, як викладено у попередньому абзаці.

Якщо вас просить про послугу колега, з яким ви не хочете псувати відносини, дійте дипломатично. Можна висловити зацікавленість, але пояснити, що зараз ви максимально залучені до інших проєктів й не хотіли б іти на компроміси щодо якості вашої роботи. Тому охоче допоможете, якщо зміняться терміни чи обсяг роботи тощо.

Якщо на вас тиснуть терміновістю і просять взяти завдання «на вчора», висловіть розуміння важливості та пріоритетності проєкту для людини, від якої надходить запит. Але обов’язково зазначте, що вона працює над ним уже певний час, а ви почули про деталі кілька хвилин тому. Тож вам потрібен час (зазначайте, скільки конкретно), щоб ознайомитися з інформацією, перевірити своє робоче навантаження й повернутися з власним баченням термінів та обсягу роботи.

Безумовно, працюючи у колективі, важливо дотримуватися балансу між власною зайнятістю та проханням колег. Адже, якщо уникати їх звернень про допомогу, ваші також перестануть бути пріоритетними для інших. Головне — не забувайте піклуватися про себе. Ментальне та фізичне здоров’я важливе не лише для вас. У вашій компанії також зацікавлені у тому, щоб ви мали енергію і ресурс для виконання власних посадових обов’язків та залишалися продуктивними. Особливо коли є такий виснажливий форс-мажор, як непередбачувані блекаути, заручниками якого є усі фахівці, залучені до проєкту.