Чатбот Платон та віртуальний офіс

Віка Папарига, партнерка та комунікаторка юридичної компанії Bot&Partners та кураторка курсу Юридичної лабораторії «PR для юристів», розповіла, як потоваришувати з чатботом, щоб він слухняно виконував рутину, тримати емоційний зв’язок з командою в онлайні та за мить розгортати офіс де завгодно 

 

Коли працюєш віддалено, головне — налагодити комунікацію з командою та клієнтами так, щоб інформація надходила вчасно, через зручні канали та в потрібному форматі. Тоді робочі процеси — це любов. А якщо раптом щось пішло не так, можна швидко це виправити.

Що таке налагоджена комунікація?

Коли всі в команді знають:

• де і про що ми спілкуємося
• де й які матеріали і документи ми готуємо
• де і що шукати

У Discord спілкуємось голосом

Для синхронізації, хто чим займається і планування роботи на весь тиждень, ми командою щовівторка розмовляємо у Discord. Це безкоштовний месенджер і він зручніше, ніж Hangouts. У Discord є додаткові фічі — ми створили віртуальні кабінети з назвою під кожну тему обговорення: Clients, PR, тощо. Наприклад, я зараз сижу в PR, чекаю на зідзвон з колегою, і пишу вам матеріал. 

Також щоп’ятниці ми проводимо ретро, де обговорюємо, що зробили за тиждень, а що ні, розбираємо причини.

А ще в нас є окремий онлайн-спейс — філософські розмови. Тут ми вирішуємо, чи братимемо участь у якомусь заході, проекті, партнерстві. Або розбираємо якісь емоційні ситуації.

У Telegram пишемо в чатах

Під кожний напрямок роботи компанії, створений окремий чат, де ми спілкуємось цілодобово. На кшталт:

• «BP Book of PR» —  де ми обговорюємо комунікацію, просування, репутацію та бренд компанії.
• «BP Флуд» — тут ми обмінюємось новинами, жартуємо про робочі моменти та підтримуємо емоційний зв’язок.
• «BP internal» — чатик для обговорення, як покращити внутрішні процеси та розвивати компанію.

У Miro робимо конспекти виступів

Для візуалізації конспектів наших публічних виступів для слухачів, ми використовуємо Miro. Це зручний інструмент для візуальної співпраці віддалених команд. Тут можна легко завантажити презентацію, а потім додати коментарі, посилання та відео. Крім того, на цій дошці зручно розміщувати детальну інформацію про себе та свої проекти. 

У Notion живемо

Ще ми використовуємо Notion. Точніше в ньому живемо. Адже майже вся наша робота і життя знаходиться тут. Це по суті мікс trello, google docs, google sheets і ще деяких сервісів. Notion супер-гнучкий і повністю налаштований під наші власні потреби. В цьому сервісі ми робимо нотатки, пишемо статті для ЗМІ, створюємо бази знань для консультацій, чеклісти та гайди для клієнтів, таблиці для ведення проектів. А ще трекаємо виконання задач. 

З чатботом Платоном товаришуємо

Ми автоматизували всі дії, які повторюються. В нас є чатбот Платон, який генерує рахунки для клієнтів, записує витрати співробітників, формує звіти, продає квитки на вебінари та івенти.

Ці інструменти дозволяють діджиталізувати роботу. І вже не важливо де ти знаходишся. Інтернет, ноутбук — і ти можеш розгорнути офіс будь де.

Фото з архіву героїні

— Читайте также: Юлия Плиева: Три фактора, которые убивают ваш бизнес