Таня Касьян
Иванка Трамп, американская бизнес-леди, фотомодель и писательница, вице-президент Trump Organization и мама двоих детей, рассказывает, как эффективно работать со своей электронной почтой.
Технологии дают нам возможность быть на связи 24 часа в сутки, что является огромным плюсом, когда вы руководите большим предприятием, но в то же время это может стать проблемой, если вы не сумеете научиться пользоваться ими правильно. И как бы забавно ни звучало, но вам нужно научиться управлять своей электронной почтой, иначе она начнет управлять вами. С опытом я выделила несколько методов, которые значительно увеличили мою продуктивность:
Длинные разговоры ведите офлайн
В частности, я выделяю тех людей, которые обычно шлют длинные электронные письма с содержанием, которое лучше обсудить с глазу на глаз, а не виртуально. Я обнаружила, что такие люди значительно перегружают мою почту своими сообщениями. Конечно, если что-то срочное, они могут написать мне. Если же нет, то они знают, когда по графику я могу принять их и дать им ответы на вопросы.
Откажитесь от большого количества рассылок
Я сократила число этих подписок, чтобы избавить свою почту от постоянного пополнения ненужными списками и базами данных.
Пишите кратко
Я стараюсь быть прямолинейной в своих сообщения и лаконичной, но при этом вежливой. Если же что-то требует длительных разъяснений, я лучше отвечу человеку по телефону.
Организовывайте тематические недели или дни
Чтобы лучше организовать свою работу, я разграничиваю дни, когда мне можно писать как вице-президенту Trump Organization, а когда как основательнице своего модного бренда. По понедельникам я фокусируюсь на всем, что касается проектов Trump Organization, по вторникам я выделяю время проектам моего бренда и сайта IvankaTrump.com, среды посвящены поиску новых решений для развития и так далее. Конечно, случается, что некоторые проблемы требуют немедленного решения, но в принципе я стараюсь разделять свои силы и энергию на такие тематические дни.
Регулярно чистите свою почту от всего ненужного
Мне никогда не удается избавиться от всех лишних писем и свести их количество в ящике к нулю. И все же я не лягу в постель, если увижу, что в почте у меня висит 10-20 непрочитанных сообщений.
По материалам: fortune.com
- Читайте также: 10 простых хитростей, которые повышают продуктивность