Как расставить приоритеты, когда все кажется важным

15 методов, которые помогут легко адаптироваться к изменениям

Даже с учетом всех достижений современных технологий, у нас по-прежнему остается 24 часа в сутки. Мы тратим около 40% рабочего дня на обязательные моменты, такие как проверка электронной почты и совещания, а остаток дня поглощают тривиальные задачи.

Однако, если вы научитесь эффективно расставлять приоритеты, то вскоре обнаружите, что управлять вашим гигантским списком дел стало гораздо проще, а выполнение обязательных задач происходит быстрее!

Но как расставить приоритеты, если постоянно что-то меняется? Предлагаем использовать метод, который поможет легко адаптироваться к изменениям и не погрязнуть в ворохе невыполненных задач.

1.Запишите все, что вам нужно сделать

Да, мы говорили о том, что списки чаще всего не работают. Но без плана мы не сможем двинуться дальше. Запишите, что вам нужно сделать по работе сегодня, завтра, на этой неделе и в этом месяце. Пока не думайте ни о чем другом, просто пишите.

2.Начните с вопроса: что здесь действительно важно?

В составленном списке, скорее всего, многие задачи важные, но лишь некоторые из них могут быть названы вашим главным приоритетом. Отметьте такие пункты, с остальными разберемся дальше.

3.Треугольник стоимости, объема и времени

Один из методов, которым пользуются эффективные менеджеры проектов, состоит в том, чтобы рассматривать каждую задачу как равносторонний треугольник со сторонами: стоимость (ресурсы, необходимые для выполнения задачи), объем (насколько велика задача) и время (сколько времени потребуется для ее выполнения). Высший приоритет имеют задачи, в которых невозможно изменить стороны времени и объема. 

4.Примените матрицу Эйзенхауэра

«У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не срочные». Президент Дуайт Д. Эйзенхауэр.

Это цитата иллюстрирует матрицу приоритетов Эйзенхауэра:

Срочно и важно = Делай. Сделай это сейчас.

Важно и не срочно = Решай. Запланируй время выполнения этого.

Срочно и не важно = Делегируй. Поставь задачу кому-то еще.

Не важно и не срочно = Удали. Не трать свое время на это.

5.Съешь лягушку…

Если вы допустите прокрастинацию по поводу какой-то задачи, все остальное замедлится, и вы достигнете меньшего. Марк Твен советовал сначала съесть лягушку (выполнить задачу, которую вы не хотите выполнять, но должны), тогда остаток дня пройдет плавно и спокойно.

Определите наиболее важную задачу на сегодня и выполните ее с самого утра. Это настроит вас продуктивно провести весь день.

6.Уточните свои приоритеты с помощью метода ABCDE

Посмотрите на каждый элемент в вашем списке и присвойте им букву в диапазоне от A до E, где A является наивысшим приоритетом. Теперь каждому пункту с индексом А поставьте порядковые номера, в соответствии с которыми вы будете выполнять эти задачи. Продолжите проставлять номера для всех пунктов и вы начнете замечать более ясно, что на самом деле является вашим главным приоритетом.

7.Оцените реальную ситуацию

Вероятность того, что вы не сможете выполнить каждое задание в списке в установленный срок довольно велика. Часто изменения происходят самым неожиданным образом и мы не можем их контролировать. Поэтому важно быть гибким и реально смотреть на вещи. Если вы чувствуете себя настолько занятым, что вам постоянно не хватает энергии для выполнения работы, возможно, пришло время внимательнее оценить задачи и решить, какие из них можно убрать полностью, а какие нужно делегировать.

8.Определите вашу задачу «20%»

Принцип Парето гласит, что для достижения истинной эффективности вы должны получать 80% результатов от 20% усилий. Это легче сказать, чем сделать, но есть несколько советов, которые вы можете использовать на практике.

Если бы вы могли выполнить только пять пунктов, что бы это было?

Теперь уберите три из них. Какие это пункты?

Теперь выберите только один – это и есть ваша задача «20%».

9.Прекратите постоянно проверять свою электронную почту

Был проведен опрос среди примерно 20 000 работников и оказалось, что самые успешные из них обладают одной специфической чертой – они невероятно хороши в управлении входящими письмами. Они знали, как их отфильтровать, какие электронные письма связаны с их наивысшими приоритетами, и сосредотачивались на этих письмах.

10.Пересматривайте и переоценивайте

Наша жизнь постоянно меняется, и никогда не будет идеальных условий для каждой задачи в вашем списке. Сроки сдвигаются, проекты отменяются, повседневная жизнь требует внимания. Старший преподаватель Школы менеджмента MIT Sloan, Роберт Позен, рекомендует перед сном изучать расписание на следующий день, а также пересматривать и переоценивать ваши приоритеты по мере необходимости.

11.Совет от Уоррена Баффета

Чтобы сократить путь к достижению целей, нужно избавиться от беспорядка. Говорят, что когда-то Уоррен Баффет попросил своего личного пилота составить список из его 25 основных целей. После того, как пилот составил список, Баффет сказал ему выбрать только пять целей и посоветовал на остальные не обращать внимания. Конечно, они могут быть важны, но не настолько, чтобы тратить на них энергию, которая нужна для достижения первой пятерки целей.

12.Делегируйте, потому что вы должны это делать

Часть задач, отмеченных вами буквой D, должна быть делегирована. Некоторым может быть сложно это сделать, поскольку они не умеют обращаться за помощью. Однако это очень важный навык, которым нужно овладеть. Если не знаете сами, кому поручить эти задачи, попросите совет у своего руководителя. Наверняка в компании есть стажер или новый сотрудник, который может быть заинтересован в изучении нового аспекта функционирования вашего бизнеса. Или кто-то в вашей команде может быть более опытным в выполнении конкретной задачи, чем вы. Если вы научитесь чувствовать себя комфортно, делегируя при необходимости определенные задачи, вы будете быстрее выполнять цели «20%».

13.Иногда лучше закрыть проект

При расстановке приоритетов задач помните, насколько ценно ваше время. Время, потраченное на работу с неправильным приоритетом, – это время, потраченное впустую. Можно начать проект и столкнуться с изменением, которое меняет его исход или уровень важности. Но мы заставляем себя закончить этот проект и погружаемся в него все глубже, при этом понимая, что результата не будет. Иногда лучше начать новый проект, чем пытаться исправить старый.

14.Примените метод «5 почему?»

Этот метод разработан японским предпринимателем и позволяет очень просто определить важность и расставить приоритеты. Как он работает: запишите задачу и спросите себя, почему она важна. Чем меньше раз вам приходиться задавать себе вопрос «Почему?» и искать очередную причину важности задачи, тем более высока эта важность.

15.Не позволяйте сложностям сломить вас

У всех бывают дни, когда «лягушка» возьмет верх или все задачи в перечне будут похожи на цели «20%». Но самое важное, чтобы вы были последовательны в составлении и проработке своего списка. У вас будут и провалившиеся проекты, и периоды, когда делегировать будет некому, и много чего еще. Не нервничайте! Сделайте шаг назад, внимательнее посмотрите на приоритеты работы и четко определите, что вам нужно сделать сегодня, а завтра – будет новый день.

 

 

Читайте также: «Юлия Жирова: Время сдаться еще не пришло»

Мы в Facebook