Від ідеї до заходу: експертка розповідає, як підготувати незабутній івент

Організація івентів — це не просто вирішення технічних завдань, але й тонка мистецька наука, де кожна деталь має своє значення, зазначає експертка з організації першокласних івентів Дар’я Лотоцька. У цій статті ми розглянемо ефективні стратегії організації івентів, лайфхаки, які допоможуть зберегти нерви у день події, та поради, які дозволять підготувати захід, що надовго залишиться у пам’яті гостей. 

Плануйте івент заздалегідь

Організація будь-якої події — це завжди стрес, особливо, коли мова йде про великі івенти, які налічуватимуть мінімум 100 гостей. Тож моя перша порада, наскільки б банально вона не звучала — готуйтеся до заходу заздалегідь, щоб забронювати потрібну локацію, знайти партнерів, сформувати перелік гостей, погодити бюджет та мінімізувати будь-які ризики у разі форс-мажорів. 

На цьому етапі я раджу поставити собі декілька ключових запитань:

• Який формат заходу підходить вам найбільше: ранковий, денний, вечірній тощо?
• Який бюджет на організацію ви маєте? Ми ще повернемося до цього пункту, але будь-який івент — це завжди про гроші і якби вам не хотілося витратити якомога менше пам’ятайте: якщо ви плануєте масштабну подію — зекономити не вдасться. 
• Скільки людей є в команді і чи зможете ви закрити все своїми силами або ж доведеться залучати підрядників?
• План Б у разі кризових та форс-мажорних ситуацій.

Чітко визначте мету заходу

Будь-який захід — це можливість комунікації з аудиторією. Проте, яка мета стоїть за вашої подією: презентація нового продукту, ребрендинг компанії, нетворкінг шляхом івенту чи просто святкування важливої події компанії. Щойно ви визначите головну мету події, вам буде простіше обрати локацію, партнерів, ключових спікерів та гостей.

Обов’язково поставте собі такі запитання:

• Як ви буде вимірювати ефективність проведеної події: кількість згадок у ЗМІ та блогерів, прямі продажі або якість аудиторії, що завітала на організовану подію, кількість проданих квитків (якщо подія платна) тощо?
• Яким чином ваш захід підсилить вашу компанію чи продукт?

Особиста порада від мене: обов’язково проговоріть усі нюанси з СЕО або іншим керуючим менеджером бізнесу чи замовником та чітко донесіть інформацію про ціль події. Якщо головна мета — це, наприклад, познайомити бренд з аудиторією, то ні про які моментальні продажі не може йти мова і це потрібно артикулювати та проговорювати від початку. 

Читайте також: Порада дня від експерта: що треба знати батькам про кишенькові гроші

Сформуйте покроковий сценарій 

Успіх будь-якої події залежить від детально прописаного сценарію, де буде враховано все від часу заїзду підрядників на локацію до моменту їхнього виїзду. 

Тому від себе раджу врахувати такі пункти:

• Кількість годин або днів на підготовку локації підрядниками;
• Перелік усього оформлення та детальний план розміщення фотозон, корнерів партнерів, кейтерингу тощо;
• За потреби репетицію заходу, якщо мова йде про презентацію; 
• Кількість людей, які працюватимуть на локації та їхню зону відповідальності;
• Таймлайн події та виступів спікерів;

Прорахуйте бюджет

Івенти завжди вимагають вкладення коштів, тож розраховуйте усі витрати завчасно. Для більшої оптимізації бюджету залучайте партнерів, якщо це дозволяє формат події. Таким чином ви зможете підсилити івент, а також або отримати додаткове фінансування чи, наприклад, подарунки для гостей від партнерів.

 Я є великою прихильницею колаборацій з партнерами під час заходів і для себе виділяю декілька переваг такої співпраці.

Розширення аудиторії:

• Партнерство з іншими компаніями дозволяє розділити аудиторію та залучити нових клієнтів чи клієнтів партнерів.

Обмін ресурсами:

• Партнерство на івенті може включати обмін ресурсами, такими як фінансова підтримка, залучення персоналу, технічні засоби або інші ресурси, що сприяє кращому проведенню заходу.

Потенційні бізнес-можливості:

• Під час івенту можуть виникнути нові бізнес-можливості або ідеї наступних співпраць.

Сформуйте команду

Досвідчена команда є важливим аспектом під час організації івентів, оскільки це може значно вплинути на успіх заходу. Тому розділяйте відповідальність між членами команди, завдяки чому кожен аспект події буде виконаний ефективно. Окрім того, командна робота здатна забезпечити результативну комунікацію та координацію між підрядниками, зменшуючи ймовірність непорозумінь та невдач.

Не тягніть все на собі. Яким би ефективним менеджером ви не були, івент —  це подія, що потребує максимальної залученості та концентрації над кожною деталлю. І чим краще ви розділите обов’язки між відповідальними особами, тим краще пройде ваш захід. 

Читайте також: Головні прем’єри лютого 2024 року: що подивитися в кінотеатрах України

Підготуйте план Б у разі кризи

Оскільки будь-який івент є публічною подією, що несе за собою скупчення людей, неможливо ігнорувати факт війни та обстрілів у країні. Тож перед затвердженням локації, переконайтеся, що там або поруч знаходиться укриття, щоб у разі тривоги гості відчували себе в безпеці.

Сподіваюся ці поради допоможуть вам хоч трохи зекономити час та нерви у підготовці до важливої події. 

Долучайтесь до наших соцмереж, аби бути в курсі усіх важливих новин та подій: Facebook, Telegram, Instagram